略論高職院校檔案信息化的實施路徑

張俊英

摘要：隨著計算機信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和高等職業(yè)教育事業(yè)的迅速發(fā)展，高校檔案信息化建設(shè)也越來越受到職能部門的高度重視。推進高職院校檔案信息化，就要充分明了檔案信息化的概念和內(nèi)容，明確高職院校檔案信息化的意義、存在的問題，并有針對性地找出高職院校檔案信息化的實施路徑，從而促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為高職院校教育教學(xué)工作提供強有力的保障。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；信息化；實施路徑

近年來，國家高等職業(yè)教育迅猛發(fā)展，各高職院校也在國家關(guān)于示范性高職院校、骨干性高職院校建設(shè)等重大項目建設(shè)促動下，獲得了長足發(fā)展，在辦學(xué)規(guī)模擴大、教育改革推進、教學(xué)質(zhì)量提升，尤其是在校園信息化方面展示了新面貌。本文擬就高職院校校園信息化的重要組成部分——檔案信息化來展開研究和討論。

 一、檔案信息化的概念和內(nèi)容

（一）檔案信息化的概念

“檔案信息化是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程，亦有檔案信息化工作、檔案信息化建設(shè)、檔案管理信息化、檔案工作信息化等稱謂。”^{[1]（P505）}檔案信息化的概念具有自身的特點，首先是具有動態(tài)性，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息資源的不斷豐富，檔案信息化也會隨著社會整體信息化的推進而不斷發(fā)展，每一個新的進展是前一階段的結(jié)果，同時又是下一階段的新起點。其次是信息技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的全方位應(yīng)用，建設(shè)檔案信息化，信息技術(shù)要涵蓋檔案從生成到永久保存或銷毀的整個過程，如電子文件的生成、紙質(zhì)館藏數(shù)字化、檔案自動索引、檔案網(wǎng)絡(luò)檢索等。再次是檔案信息化建設(shè)要素的綜合性，即在應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程中，除了信息技術(shù)這個非常重要的要素外，檔案信息化建設(shè)還有其他非技術(shù)因素在共同起作用，包括符合檔案信息化要求的檔案管理業(yè)務(wù)、檔案人才、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政策法規(guī)、管理體制與機制等。

（二）檔案信息化的內(nèi)容

檔案信息化內(nèi)容的覆蓋面很廣，從工作性質(zhì)來看，主要包括環(huán)境構(gòu)建和資源建設(shè)。環(huán)境構(gòu)建主要是指檔案信息化建設(shè)的宏觀管理層，具體包括體制和機制的完善、法規(guī)政策的健全、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制訂、社會服務(wù)體系的完善、檔案人才的培養(yǎng)等內(nèi)容。資源建設(shè)主要是指檔案信息化的微觀操作層，是指在檔案從形成到保存或銷毀的整個生命周期中，合理應(yīng)用信息技術(shù)，促進檔案管理效率和服務(wù)水平的提升，具體包括檔案資源創(chuàng)建、資源管理、系統(tǒng)設(shè)計與管理等內(nèi)容。

高職院校的檔案信息化建設(shè)其外部環(huán)境構(gòu)建和內(nèi)部資源建設(shè)是相輔相成的，環(huán)境構(gòu)建是基礎(chǔ)，資源建設(shè)是核心。國家沒有適宜的體制機制、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、人才服務(wù)等環(huán)境支撐，檔案信息化的發(fā)展便會緩慢且艱難；而資源建設(shè)會直接體現(xiàn)一所院校的檔案管理水平和檔案信息化的意義。

二、高職院校檔案信息化的意義

（一）豐富和充實校園信息化建設(shè)的內(nèi)容

近幾年，國家對高校信息化建設(shè)提出了很高的要求，各高校都紛紛提出了本校的信息化建設(shè)規(guī)劃。在現(xiàn)代職業(yè)教育體系構(gòu)建紅利的促動下，各高職院校更是加足馬力，力爭在各方面都做到最好，提升自身競爭力，在校園信息化建設(shè)方面也毫不示弱。強化高職院校檔案信息化建設(shè)，可以豐富和充實其校園信息化建設(shè)的內(nèi)容，保證校園信息化建設(shè)的全面性，促進校園信息化的整體進程。

（二）促進檔案管理效率和服務(wù)水平的提高

在檔案管理效率的提高方面，建設(shè)檔案信息化首先會實現(xiàn)檔案管理的自動化，包括歸檔、存儲、鑒定、統(tǒng)計分析等；其次是實現(xiàn)檔案實體管理的簡化，如立卷、實體分類等都會減少檔案工作人員的手工勞動，從而縮短工作時間，提高工作效率。在提高服務(wù)水平方面，建設(shè)檔案信息化首先可滿足利用者多元化的利用需求，手工環(huán)境下，每種檢索工具只能提供一種檢索角度，而檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)一次輸入，多次輸出，可以從多個角度查檢檔案，滿足利用者的各種需求；其次是檔案查詢的效率得到提高，在信息化條件下不僅檔案查詢的時間縮短，更表現(xiàn)在查全率和查準(zhǔn)率的提高上；再次是服務(wù)內(nèi)容和手段的豐富，檔案工作人員可以將檔案信息以文字、圖像、音頻、視頻等多種媒體的形式在部門的網(wǎng)站予以展現(xiàn)，使利用者可用的檔案信息更加全面、立體。

（三）有助于檔案人員素質(zhì)的全面提升

檔案信息化建設(shè)技術(shù)性高、難度大，需要對檔案工作人員進行專門培訓(xùn)，并且也要求檔案工作人員要進行有針對性地學(xué)習(xí)。在綜合性的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)以及檔案信息化建設(shè)過程中，檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)、信息素質(zhì)和綜合素質(zhì)會得到提升，視野、能力、觀念將得到極大改善。同時，由于檔案信息化從技術(shù)應(yīng)用、系統(tǒng)設(shè)計到檔案利用需求，都在不停的發(fā)生變化，新問題不斷涌現(xiàn)，這就要求檔案工作人員也要加強與外部的交流與合作，在溝通交流中，會學(xué)習(xí)到新經(jīng)驗，也會尋求到理念、制度、方法、手段等各方面的支持。

三、高職院校檔案信息化的實施路徑

（一）檔案信息化存在的問題

如前文所述，檔案信息化是高職院校信息化的重要組成部分，但在高職院校迅速發(fā)展的同時，其在檔案信息化方面也出現(xiàn)了一些不容忽視的問題。如，對檔案信息化建設(shè)認(rèn)識不足，檔案工作管理觀念落后，往往在開展校園信息化建設(shè)時忽略了檔案信息化，使檔案信息化建設(shè)滯后于校園整體信息化的步伐；檔案工作的整體投入不足，檔案信息化進程緩慢；檔案管理方式落后，有些院校的檔案工作至今還停留在長期單靠案卷目錄進行檢索的狀況上，無法適應(yīng)信息時代的發(fā)展要求；檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度不健全；師生檔案資源意識薄弱，很多電子檔案資源沒有被很好的收集與整理，檔案的數(shù)字化更無從談起；檔案工作人員的素質(zhì)有待提升。

（二）檔案信息化實施的路徑

第一，要實現(xiàn)檔案工作管理理念的轉(zhuǎn)變

2015年上半年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》。《意見》有關(guān)條款明確：“各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位要大力支持檔案部門加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保歸檔文件材料符合要求；把檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施，確保檔案部門實現(xiàn)對電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)。”“各地區(qū)各部門各單位要把檔案工作與其他工作同規(guī)劃、同部署、同落實，做到全面覆蓋。”《意見》是各個部門今后開展檔案工作的指導(dǎo)性文件。各高校應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)文件，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，重視并加強檔案管理工作，首先要將檔案工作與其它工作同時部署，列入年度工作計劃；其次要制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，作為本校校園信息化的重要組成部分，積極予以推進；再次要加大檔案工作投入，將檔案工作預(yù)算列入本校預(yù)算，并為檔案信息化單列預(yù)算；第四是成立檔案信息化專門組織機構(gòu)，如領(lǐng)導(dǎo)小組、工作小組等，專門負(fù)責(zé)推進本校的檔案信息化，因為檔案信息化絕不是檔案管理部門一個部門的事。

第二，要實現(xiàn)檔案資源向數(shù)字化轉(zhuǎn)變

“對于檔案數(shù)字化，有廣義和狹義兩種理解，狹義的檔案數(shù)字化，又稱數(shù)字化加工或數(shù)字化轉(zhuǎn)換，是指通過一定的技術(shù)手段將存儲于傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計算機可以識別和處理的信息的過程。……廣義的檔案數(shù)字化，是指通過一定的技術(shù)手段將存儲于傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計算機可以識別和處理的信息，并加以存儲、組織、檢索、維護的過程”^{[1]（P571－572）}數(shù)字化檔案資源是檔案信息化建設(shè)的立身之本，沒有資源，檔案信息化將無從談起。檔案數(shù)字化也是一項大工程，投入大、耗時長，這項工作首先要根據(jù)管理學(xué)的原理，通過指揮、計劃、組織、控制等手段對其進行部署，使其目標(biāo)明確、工作內(nèi)容清晰、人員職責(zé)分工合理、進度安排得當(dāng)、安全管理措施適宜；其次要從業(yè)務(wù)方面著手，做好應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)和數(shù)字化資源建設(shè)兩項工作，應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)要做好檔案管理系統(tǒng)的功能模塊設(shè)計、安裝、應(yīng)用以及維護等；數(shù)字化檔案資源建設(shè)則要做好對現(xiàn)有檔案的鑒選、清點、登記、整理、清潔、修復(fù)等前處理工作，用掃描儀、數(shù)碼相機等對各類檔案進行數(shù)字化加工或轉(zhuǎn)換，對加工好的信息進行處理、組織、存儲、提拱服務(wù)以及維護等。

第三，要實現(xiàn)檔案實體管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變

沒有科學(xué)化、精細(xì)化的檔案實體管理工作，如科學(xué)、高效的各類檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計等，檔案的信息化只會是空中樓閣。“從一定意義上理解，檔案實體管理是手段，而檔案內(nèi)容信息的開發(fā)利用是目的。檔案實體管理具有基礎(chǔ)意義，沒有檔案實體管理的支撐，檔案內(nèi)容信息的開發(fā)利用、檔案信息在社會生活中發(fā)揮作用的根本目的就無法實現(xiàn)”^[1]（P23）若要實現(xiàn)檔案實體管理的精細(xì)化，首先要做到嚴(yán)格遵循檔案實體管理的來源原則、全宗原則、有機聯(lián)系原則及保管利用方便原則；其次要明確管理標(biāo)準(zhǔn)、細(xì)化實體管理各環(huán)節(jié)工作流程，做到“精、準(zhǔn)、嚴(yán)、細(xì)”；再次要健全完善校內(nèi)檔案管理各項規(guī)章制度，并與時俱進，跟上信息技術(shù)發(fā)展的步伐，如，要根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部第27號令，2008年9月1日起施行）以及上文提及的中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，及時修訂校內(nèi)檔案管理辦法；根據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（2006年9月19日國家檔案局第8號）和有關(guān)新規(guī)定，及時補充、調(diào)整、完善校內(nèi)的各項規(guī)定；根據(jù)校內(nèi)部門設(shè)置及干部調(diào)整情況，及時變更兼職檔案信息員及部門負(fù)責(zé)檔案人員的信息等。

第四，要實現(xiàn)檔案工作人員向?qū)I(yè)化轉(zhuǎn)變

推進檔案信息化工作，人的因素至關(guān)重要。規(guī)劃本校檔案信息化時，除了要成立專門的組織機構(gòu)，網(wǎng)羅一大批懂技術(shù)、綜合素質(zhì)高的人才外，還要有計劃地促動本校固有檔案工作人員向?qū)I(yè)化轉(zhuǎn)變。首先要穩(wěn)定本校檔案工作人員隊伍，檔案工作連續(xù)性強，許多基礎(chǔ)性工作和規(guī)章制度建設(shè)需要較長時間的學(xué)習(xí)和實踐，檔案工作人員的頻繁更換，不利于檔案工作的發(fā)展，所以要加強檔案工作人員思想政治工作，解決他們的實際問題，使他們安心本職工作。其次要制定學(xué)習(xí)和培訓(xùn)計劃，有針對性地請進來、送出去，加大學(xué)習(xí)和培訓(xùn)力度，向本校檔案工作人員普及信息化知識，盡快完善他們的知識結(jié)構(gòu)，使其能夠跟上信息化發(fā)展的步伐；再次要招聘引進有文化專業(yè)知識、有一定專業(yè)技術(shù)的人才，充實檔案管理干部隊伍；第四要鼓勵本校檔案工作人員開展學(xué)習(xí)研究。信息技術(shù)的發(fā)展使檔案管理工作發(fā)生了深刻的變革，同時也提供了一些可供研究的機會和課題，通過開展檔案科學(xué)研究，提高檔案工作人員的素質(zhì)，也提高他們應(yīng)對變革的實戰(zhàn)能力。

（作者張俊英：包頭職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室檔案館員  文章來源：《職大學(xué)報》2015年第6期）

參考文獻

[1] 陳智為、鄧紹興等.檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民出版社，2008.